A pénztárgépnaplót a készülékét üzembe helyező szerviz adja át önnek az üzembe helyezés során. A nyomtatvány megőrzése minden pénztárgép tulajdonos számára kötelező, az adóhatóság vonatkozó rendelete a füzet tárolásának és kitöltésének a módját is részletesen szabályozza.
A naplót abban az üzlethelyiségben kell tartania, ahol a pénztárgépét üzemelteti. A nyomtatványt abban az esetben is meg kell őriznie, ha eladja a készülékét. Használt pénztárgép vásárlás esetén, a készüléket üzembe helyező szerviznek új naplót kell kiállítania.
A gépnaplóban egyebek mellett a pénztárgép hibáit, a meghibásodás dátumát, a cserekészülékek adatait és az éves felülvizsgálat időpontját kell rögzíteni. Ezeknek a bejegyzéseknek egy részét Önnek, egy másik részét pedig a készülékét javító szerviznek kell elkészíteni.
Az általunk forgalmazott pénztárgépek naplójában egyértelműen jelezzük azokat a mezőket, melyeket Önnek kell kitöltenie. Javasoljuk hogy, ha meghibásodik a készüléke azonnal rögzítse a nyomtatvány megfelelő helyén, hogy mi történt, mivel ezzel, több későbbi kellemetlenségtől is megkímélheti magát. A naplóvezetésről további információkat találhat ebben a NAV által kiadott útmutatóban.